Muchas organizaciones jurídicas tales como despachos de abogados, departamentos legales u órganos públicos no llevan a cabo la transformación digital fundamentalmente por una razón, el desconocimiento de las tecnologías de las que disponemos y los beneficios que genera su implementación.
Qué es legaltech
Podemos decir que es una herramienta clave en el derecho actual, en la que se aplica la tecnología en la prestación de servicios legales, su propia gestión. En estos aspectos podemos destacar tres grandes categorías de las tecnologías digitales:
- Las tecnologías habilitadoras → están ligadas al área de infraestructura informática, facilitando así la digitalización de la información, recursos y procesos de la organización. Están pensadas sobre todo para dar soluciones de almacenamiento en la nube, otorgar una mayor ciberseguridad y conectividad
- Las tecnologías diseñadas para mejorar los distintos procesos → relacionadas con la gestión de procesos y actividades, aumentando la eficiencia en el desarrollo de las diferentes gestiones. Por ejemplo, aportan soluciones de CRM, facturación electrónica, de recursos humanos o el software de la propia administración junto con el control de los contratos y las tareas de la misma organización.
- Las tecnologías vinculadas al derecho sustantivo → es decir, asociadas a la ejecución y el análisis de las operaciones y servicios legales, apoyando o incluso algunas veces sustituyendo a los propios abogados en algunos procesos jurídicos.
Cómo se aplica la tecnología en el sector jurídico
Realmente el valor de la tecnología no reside en la propia tecnología per se, sino en las ventajas y la cantidad de beneficios que se pueden conseguir con su utilización. A continuación se muestran las 5 áreas más beneficiadas por el uso de la tecnología, particularmente en el ámbito de la abogacía:
- Investigación legal.
- Contratos inteligentes.
- Gestión de causas judiciales.
- E- discovery.
- Facturación electrónica.
Para ello es necesario digitalizar las organizaciones jurídicas y los despachos de abogados
Sí es cierto que relacionamos el sector legal y jurídico con lo tradicional, pero esto no quiere decir que esta sensación de tradición esté reñida con el proceso de digitalización de los despachos jurídicos.
En muchas ocasiones los abogados y procuradores perciben la tecnología como una amenaza, en lugar de como una ventaja, pero lo cierto es que la transición hacia el Legaltech es una realidad. Por lo que es muy importante conocer el valor que aporta esta tecnología y cuáles son las herramientas que requerimos en nuestro despacho para poder implementarla.
Para ello, debemos apostar por la digitalización de nuestro despacho jurídico, ya que afortunadamente las necesidades que tienen lugar en ello tienen una respuesta digital.
Fundamental conocer el grado de digitalización del despacho
Actualmente el uso de la tecnología es una realidad afianzada, además de que la forma de comunicarnos con nuestros clientes también ha cambiado.
Por lo tanto, para que nuestro despacho pueda adaptarse a estos nuevo métodos, hemos de analizar cuál es la situación de nuestro despacho, qué necesidades y prioridades demanda para poder asumir dicho proceso de cambio.
Para analizar en qué punto de la digitalización se encuentra nuestro despacho hemos de analizar los siguientes aspectos:
- Nuestra posición en la comunicación con los clientes y los administradores. Es un hecho que la comunicación con las Administraciones Públicas se encuentra totalmente digitalizada y por otra parte, los clientes exigen cada vez más la existencia de una comunicación online.
- La seguridad de nuestros datos. Si albergamos nuestros datos en la nube, acelerará muchas de las gestiones de los diferentes profesionales del despacho jurídico. No debemos olvidar que los datos que tratamos son muy sensibles, por lo que hemos de utilizar herramientas que favorezcan a la ciberseguridad de los mismos.
- Automatización de tareas. Muchas de las tareas administrativas son repetitivas, por lo tanto su automatización ayuda a facilitar este tipo de actividades y a optimizar el tiempo de trabajo.
- Gestión documental. Este proceso permite crear, editar, distribuir, archivar y compartir los documentos de manera sencilla e instantánea.
- Análisis de negocio. La digitalización del despacho no sólo se lleva a cabo para agilizar el trabajo y aumentar la productividad, sino también para poder realizar un exhaustivo seguimiento del mismo, generando informes personalizados del negocio para aportarnos una visión general de su trayectoría.
- Digitalizar la facturación y los gastos. Si contamos con las herramientas especializadas podremos mantener conectada la información económica de nuestros clientes con nuestros proyectos, y así visibilizar mejor la rentabilidad.
Después de analizar todos estos factores y haber ideado posibles soluciones, es primordial formar a todo el personal de la empresa para evitar cualquier tipo de fallo.
Es evidente que dicha digitalización va a conllevar una inversión económica en dispositivos y herramientas, además de tener que contar con una correcta conexión a internet a través de la fibra óptica.
La fibra óptica como propulsora de la digitalización
Las operadoras ya no sólo han de preocuparse por soportar la carga de los datos que gestiona el despacho sino que han de preparar la infraestructura de la red para poder soportar futuras aplicaciones, debido a la gran demanda de conectividad y el disponer de una mayor velocidad en la transmisión de datos. Por lo tanto la mejor solución es disponer de una óptima fibra óptica y con ello saber qué fibra óptica contratar.
Contar con una buena fibra es muy importante para poder atender a los aspectos que hemos mencionado anteriormente, pero también porque nos ofrece una mayor seguridad desde distintos puntos de vista, ya que es mucho más fácil detectar cualquier tipo de intrusión en la red durante la transmisión de los datos, a causa de que la intensidad de los haces de luz que transportan la información se reduce de forma instantánea, permitiendo detener el envío de la información hasta que se subsane el problema.
Del mismo modo, como la información de la que hacemos uso en un despacho jurídico es muy delicada siempre es una buena idea llevar la seguridad a un siguiente nivel, y tan sólo la fibra óptica nos permite hacer uso de otras tecnologías como el blockchain o la criptografía cuántica, para generar protocolos de alta seguridad.
Qué características hemos de tener en cuenta en la fibra óptica
- El tipo de cableado
- FITTH → Constituye el mejor tipo de cableado del mercado de la fibra óptica, ya que permite que los usuarios disfruten de todos los megas contratados.
- HFC → También conocido como cable coaxial, no es que sea de mala calidad pero al estar formado por cobre y fibra óptica, provoca que parte de los megas se pierdan hasta llegar al router.
- La velocidad
- Simétrica (FITTH) → presenta la misma velocidad de bajada que de subida.
- Asimétrica (HFC) → Tiene algunas variaciones en la velocidad de subida y de bajada.
- La compañía propietaria del cableado
- Directa → si la caja terminal de la fibra óptica pertenece a la misma operadora con la que hemos contratado los servicios.
- Indirecta → si la caja terminal de fibra óptica es propiedad de una compañía diferente a la nuestra.
En conclusión estas son algunos de los motivos por los que un despacho de abogados ha de digitalizarse y hacer uso de una herramienta tan potente como es Legaltech y considerar su migración hacia la fibra óptica. Para ello existen numerosas ofertas de fibra y móvil capaces de reducir un poco la inversión económica pero poder brindar todos los servicios que un despacho jurídico requiere.